Resposta Direta / TL;DR
O custo real de um funcionário para a empresa vai muito além do salário combinado. Para um empregado com salário de R$ 2.000, o custo total para a empresa pode chegar a R$ 3.200 a R$ 3.400 por mês — um acréscimo de 60% a 70% sobre o salário bruto. Isso porque incidem INSS patronal, FGTS, RAT, contribuições ao sistema S, mais as provisões de 13º salário, férias e eventual rescisão.
Introdução
“Quero contratar alguém, mas não sei se consigo pagar.” Essa dúvida é mais comum do que parece — e geralmente esconde um erro de cálculo: o empresário considera apenas o salário combinado e se esquece dos encargos trabalhistas e previdenciários que a empresa paga por cima.
No Brasil, contratar formalmente pelo regime CLT é mais caro do que a maioria dos empregadores imagina no início. Entender o custo real — incluindo encargos mensais e provisões — é fundamental para decidir se o negócio comporta a contratação, qual salário oferecer e como precificar os produtos ou serviços para absorver esse custo.
Este guia apresenta a tabela completa de encargos para 2026 e um exemplo prático com cálculo passo a passo.
Por Que o Custo do Funcionário é Maior que o Salário?
Quando você contrata alguém, além do salário que o funcionário recebe, a empresa paga encargos patronais (contribuições sociais e trabalhistas) e deve provisionar verbas que serão pagas ao longo do ano (13º, férias) ou no momento da demissão (rescisão).
Esses custos dividem-se em dois grupos:
- Encargos mensais: pagos todo mês sobre a folha
- Provisões mensais: reservas que a empresa deve constituir para pagar no momento certo
Tabela de Encargos: Regime Geral (Lucro Presumido / Lucro Real)
| Encargo | Base | % | Valor (salário R$ 2.000) |
|---|---|---|---|
| INSS Patronal | Salário bruto | 20% | R$ 400,00 |
| RAT (Risco Acidente Trabalho) | Salário bruto | 1% a 3% | R$ 20 a R$ 60 |
| Contribuições Terceiros (Sistema S) | Salário bruto | 5,8% | R$ 116,00 |
| FGTS | Salário bruto | 8% | R$ 160,00 |
| **Total encargos mensais** | **R$ 696 a R$ 736** | ||
| Provisão 13º salário | Salário bruto | 8,33% | R$ 166,60 |
| Provisão férias + 1/3 | Salário bruto | 11,11% | R$ 222,20 |
| Provisão rescisão (FGTS multa) | FGTS acumulado | 40% sobre FGTS | R$ 64,00 |
| **Total provisões mensais** | **R$ 452,80** | ||
| **CUSTO TOTAL MENSAL ESTIMADO** | **≈ R$ 3.148 a R$ 3.188** |
RAT: alíquota depende do grau de risco da atividade (1% = risco mínimo; 3% = risco alto).
Provisão de rescisão: calculada sobre 40% do FGTS acumulado — provisão estimada mensal.
Exemplo Prático: Funcionário com Salário de R$ 2.000 em Empresa do Simples Nacional
No Simples Nacional, algumas contribuições do Sistema S são reduzidas, pois parte das contribuições já está incluída no DAS. A tabela muda:
| Encargo | Simples Nacional | Valor |
|---|---|---|
| INSS Patronal | Incluso no DAS (varia por faixa) | — |
| FGTS | 8% | R$ 160,00 |
| RAT | 1% a 3% | R$ 20 a R$ 60 |
| Sistema S | Reduzido (incluso no DAS) | — |
| Provisão 13º | 8,33% | R$ 166,60 |
| Provisão férias + 1/3 | 11,11% | R$ 222,20 |
| **Custo extra sobre o salário** | **≈ R$ 568 a R$ 608** | |
| **Custo total estimado** | **≈ R$ 2.568 a R$ 2.608** |
No Simples Nacional, o INSS patronal e as contribuições ao Sistema S são recolhidas dentro do DAS, o que reduz significativamente o custo adicional por funcionário.
Encargos Especiais: MEI com 1 Funcionário
O MEI tem uma regra específica de encargos como empregador:
| Encargo | MEI empregador | % | Valor (salário R$ 1.621) |
|---|---|---|---|
| INSS Patronal | Alíquota reduzida | 3% | R$ 48,63 |
| FGTS | 8% | 8% | R$ 129,68 |
| Provisão 13º | 8,33% | 8,33% | R$ 135,03 |
| Provisão férias + 1/3 | 11,11% | 11,11% | R$ 180,13 |
| **Custo total estimado** | **≈ R$ 2.114/mês** |
O MEI com funcionário não recolhe as contribuições ao Sistema S (Senai, Sesc, Sebrae etc.), o que torna o custo patronal proporcionalmente menor.
Benefícios Obrigatórios e Opcionais
Além dos encargos, o empregador pode ser obrigado (convenção coletiva ou lei) a oferecer:
| Benefício | Natureza | Impacto financeiro |
|---|---|---|
| Vale-transporte | Obrigatório (se solicitado) | Empresa desconta 6% do salário do empregado e paga o restante |
| Vale-alimentação | Depende da CCT da categoria | Custo variável |
| Plano de saúde | Opcional (ou por CCT) | Variável |
| EPI (equipamentos de proteção) | Obrigatório em atividades de risco | Custo variável |
Como Calcular Antes de Contratar
Antes de assinar a carteira, calcule:
- Salário bruto que você pode pagar
- Multiplique por 1,6 a 1,7 (fator de custo padrão regime geral) ou por 1,28 a 1,35 (Simples Nacional)
- Esse é o custo mensal real — verifique se sua margem comporta
Fórmula rápida:
- Regime geral: custo total ≈ salário × 1,65
- Simples Nacional: custo total ≈ salário × 1,30
- MEI: custo total ≈ salário × 1,30
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Conclusão
Contratar bem começa com calcular certo. O custo de um funcionário com salário de R$ 2.000 pode passar de R$ 3.200 mensais para empresas do Lucro Presumido — e é esse número que deve entrar no planejamento financeiro, não o salário nominal. Para MEIs e empresas do Simples Nacional, o custo é proporcionalmente menor, mas ainda assim exige atenção.
Antes de fazer sua próxima contratação, faça a conta completa: salário, encargos mensais e provisões. Se você não tem certeza de como aplicar essa conta ao seu regime tributário específico, um contador pode fazer essa análise com precisão e evitar surpresas no fluxo de caixa.
Na Contabilidade Clara, ajudamos empresas de todos os portes a calcular corretamente o custo de cada contratação, estruturar a folha de pagamento e garantir conformidade com o eSocial.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Qual é o custo real de um funcionário com salário de R$ 2.000 para a empresa?
Para empresas no regime geral (Lucro Presumido ou Real), o custo total estimado é de R$ 3.150 a R$ 3.200 por mês, incluindo INSS patronal (20%), RAT (1-3%), contribuições ao Sistema S (5,8%), FGTS (8%) e provisões de 13º e férias. No Simples Nacional, o custo cai para aproximadamente R$ 2.570, pois parte dos encargos está no DAS.
2. O MEI paga os mesmos encargos que uma empresa grande ao contratar funcionário?
Não. O MEI tem uma redução no INSS patronal — paga apenas 3% (contra 20% das demais empresas). Também não recolhe contribuições ao Sistema S. Por isso, o custo de um funcionário com salário mínimo de R$ 1.621 para o MEI fica em torno de R$ 2.114/mês.
3. O que são provisões e por que preciso calcular mensalmente?
Provisões são reservas financeiras que a empresa deve constituir mensalmente para pagar obrigações futuras: 13º salário (8,33% do salário), férias mais 1/3 (11,11%) e multa rescisória do FGTS (40% do FGTS acumulado). Não provisionar mensalmente resulta em “surpresa” de caixa quando o pagamento vence.
4. Vale-transporte e vale-alimentação são obrigatórios?
O vale-transporte é obrigatório se o funcionário solicitar — a empresa paga o valor do transporte e desconta 6% do salário do empregado. O vale-alimentação depende da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria — verifique o instrumento normativo da sua atividade.
5. Como o eSocial entra no processo de contratação?
O eSocial é o sistema obrigatório de registro eletrônico das relações de trabalho. Todo empregador deve registrar a admissão do funcionário no eSocial antes do início das atividades, informando os dados do empregado, salário, jornada e função. Não fazer o registro no prazo gera multa de até R$ 3.000.
Escrito pela equipe da Contabilidade Clara, especialistas em MEI e Simples Nacional.
Fontes consultadas:
- eSocial — esocial.gov.br
- Ministério do Trabalho e Emprego — gov.br/trabalho-e-emprego
- CLT — Decreto-Lei nº 5.452/1943
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